Thủ Thuật Máy Tính

Cách sử dụng email hiệu quả

Su dung Email hieu qua
0

Hiện nay việc sử dụng email đã quá quen thuộc với mọi người, tuy nhiên để gửi và nhận email vẫn chưa đủ, bạn cũng cần phải biết sử dụng email như thế nào để đem lại hiệu quả, tiện dụng và an toàn.

Sau đây là một vài thủ thuật để sử dụng email hiệu quả nhất.

1. Lưu ý khi đặt tên cho địa chỉ email

Tên một địa chỉ email “bất bình thường” ví dụ: gaicodon@yahoo.com hay anhchangdeptrai@gmail.com có thể sẽ “phản chủ” khi bạn sử dụng địa chỉ email này để gửi thư xin việc. Hoặc những email có tên người gửi như: cuncon@yahoo.com, meoluoi@hotmail.com, gauxinh@gmail.com rất có thể sẽ bị xoá đi bởi người nhận sẽ xem chúng là thư rác.

2. Tránh viết tắt

Những người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng những ký hiệu viết tắt hoặc ký hiệu riêng để tránh phải gõ nhiều, ví dụ như “SYL” (See you late – Gặp lại sau) hay “TTYL” (talk to you later – tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau).

Nhưng những người nhận thư sẽ thấy những chữ viết tắt đó khó hiểu như những công thức hóa học. Và bạn không thể cho rằng mọi người đều quen thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đang áp dụng.

3. Chú ý đặt tiêu đề thư (subject)

Bạn cảm thấy thế nào khi nhận được email từ một địa chỉ lạ hoắc, không có phần tiêu đề thư (subject)? Người nhận thư bao giờ cũng ưu tiên đọc những dòng tiêu đề thư trước, sau đó mới đến nội dung thư. Vì vậy tiêu đề thư cần phải rõ ràng, lành mạnh, tóm lược được nội dung thư, không dài dòng như: “Thư khẩn cấp xin vui lòng trả lời ngay khi nhận được”.

Khi muốn gửi bài của mình cho báo, tạp chí, bạn cũng không nên gửi mỗi file đính kèm bài viết mà không có một chữ nào đề cập tới bài viết của mình và cũng không có phần giới thiệu về bản thân hoặc nội dung nhắn gửi với toà soạn. Những thư không có tiêu đề thường bị xóa (delete) ngay lập tức.

4. Hình thức bức thư

Có ba thói quen khiến người nhận email rất bực mình:

  • Một là viết hoa toàn bộ nội dung.
  • Hai là font chữ to nhỏ không đều.
  • Kiểu chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi.

Việc viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của nó. Tương tự màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần phải thống nhất, giữ cho hình thức bức thư lịch sự, trang nhã.

Hình thức bức thư thanh lịch

5. Lọc thư rác (spam)

Thư rác là các thư quảng cáo hoặc các thông tin giả tạo , vô giá trị, hoặc các thư quảng cáo. Ðể tránh các loại thư rác này không phải là điều đơn giản. Hiện các dịch vụ email như Yahoo và Gmail, hoặc các mail client như Outlook, Apple Mail, Thunderbird… có cung cấp các bộ lọc (filter) thư rác cho người sử dụng.

Khi bạn sử dụng các bộ lọc nầy, nó sẽ tự động loại bỏ bớt một phần nào các thư rác cho bạn. Và đừng bao giờ điền thông tin và email của bạn vào trong danh sách nào đó theo yêu cầu của một email lạ. Ðây là một cách lấy địa chỉ của bạn từ các tay phát tán thư rác (spammer) chuyên nghiệp.

6. Giữ hộp thư (inbox) “sạch sẽ”

Giữ quá nhiều thư cũ trong hộp thư đôi khi sẽ khiến cho chương trình email client khởi động chậm, và thậm chí treo (not responding). Vì vậy tốt nhât bạn nên xóa bớt các email không cần thiết sau khi đọc hoặc tạo các folder riêng để chứa các thư với các chủ đề khác nhau để việc tìm kiếm được dễ dàng sau này.

7. Tắt cửa sổ xem trước email (preview)

Outlook, Outlook Express 6, Apple Mail, Thunderbird đều mở sẵn một cửa sổ tự động để bạn xem trước thư. Tuy nhiên, nếu email là thư rác có chứa một đoạn mã độc thì nó sẽ tự động phát tán các thư rác này ngay lập tức. Vì vậy khi bạn xem qua thư thì bạn đã đồng ý với việc phải nhận thêm nhiều spam khác, do đó tốt nhất bạn nên bỏ chức năng xem trước thư này để tránh phiền phức.

8. Tạo địa chỉ email group

Nếu bạn không muốn thường xuyên viết đi viết lại cả chục địa chỉ email mỗi khi gửi thư cho một nhóm người mà bạn quen biết. Cách đơn giản nhất là bạn hãy tạo một danh sách nhóm email khác nhau ví dụ: Nhóm bạn bè đại học, nhóm đồng nghiệp, nhóm phượt… Sau đó khi cần gửi email đến nhóm nào đó bạn chỉ cần click vào nhóm đó mỗi khi gửi thì tất cả mọi người trong nhóm đó đều sẽ nhận được email của bạn.

Để làm điều này trên Outlook, bạn mở sổ địa chỉ, chọn File New Distribution List (trong Outlook 2013 có tên là New Contact Group, còn trong Outlook Express có tên là Group). Mỗi dịch vụ email đều có cách mở một danh sách địa chỉ khác nhau, các bạn nên xem phần (help) để biết chi tiết cách sử dụng.

Tạo danh sách email group

9. Quét virus trong email

Bạn cần phải đặc biệt chú ý tới những file đính kèm (attach) khi gửi và nhận thư. Đừng bao giờ gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không quen biết vì nhiều khả năng thư sẽ bị xóa, không được đọc vì người nhận sợ đó là những file có chứa virus. Tốt nhất bạn nên hỏi ý kiến người gửi trước khi gửi thư đính kèm file. Ngoài ra, bạn hãy cố gắng nén những file có dung lượng lớn, đặc biệt là những file video, hình ảnh.

Bạn không nên mở hoặc chạy các đính kèm trong các thư nhận được mà không rõ nguồn gốc, hoặc không biết người gửi là ai bởi vì rất có thể chúng chứa virus, trojan… có thể khiến cho hệ thống máy tính của bạn bị lỗi hoặc mất các thông tin cá nhân. Cách đơn giản nhất là bạn hãy liên lạc lại với người gửi xem họ đã gửi đến bạn những gì, hoặc thiết lập các trình anti-virus tự động quét các thư nhận được cũng như gửi đi của bạn.
Luôn scan virus cho email trước khi gửi và nhận email

10. Gửi file kích thước lớn

Bạn muốn gửi bức thư có kích thước hơn 50 MB, tuy nhiên các nhà cung cấp Internet (ISP), các nhà cung cấp dịch vụ email lại thường chỉ cho phép giới hạn dung lượng file đính kèm tối đa từ 5-10MB, do đó bạn sẽ không thể gửi thư đi được. Tuy nhiên, bạn vẫn có một vài lựa chọn khác đó là bạn có thể upload file lên trên Web và gửi đường link tới các file này để người nhận đến tải chúng về.

Gửi link tải file của Google Driver qua email

Hiện nay với công nghệ điện toán đám mây rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên nền web cho phép bạn lưu trữ miễn phí khoảng từ 5 GB đến 100 GB dữ liệu trên server của họ. Ví dụ như Google có dịch vụ Google Drive cho phép lưu trữ miễn phí 25 GB, Microsoft có dịch vụ One Drive cũng cho phép người dùng lưu trữ miễn phí là 15 GB, hay như Dropbox cũng miễn phí cho người dùng 2 GB lưu trữ và có thể mở rộng thêm bằng cách mời bạn bè đăng ký.

11. Kiểm tra thư qua Webmail

Bạn không cần phải ngồi tại máy tính của mình mới có thể kiểm tra email. Ngày nay hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cho phép người dùng lựa chọn kiểm tra email qua Website (webmail), điều này giúp bạn có thể truy cập vào hộp thư từ bất cứ máy tính nào nối mạng. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyển tiếp thư (forwarding) trong các tài khoản của Gmail hoặc Outlook (có tính phí).

12. Đừng trả lời chậm trễ

Trên nguyên tắc lịch sự xã giao khi nhận được một email bạn nên trả lời ngoại trừ những e-mail dưới dạng thư rác hoặc những thư có nội dung không lành mạnh. Việc phản hồi một email không có gì khó khăn hết. Bạn chỉ cần nhấn chuột vào nút “reply” và viết một vài câu ngắn trả lời là đủ rồi.

email reply

13. Đừng tự trở thành người gửi thư rác

Hầu hết chúng ta đều giữ danh sách địa chỉ e-mail của người thân, đồng nghiệp, những người bạn thân và nhiều địa chỉ khác tương tự. Khi bạn trả lời thư của những người này, hãy bảo đảm rằng bạn chỉ phản hồi những người gửi thư cho bạn chứ không phải tất cả những người có tên trong danh sách (trừ khi bạn muốn gửi thư với nội dung mong muốn mọi người đều biết). Ngoài ra, nếu bạn chuyển những bức thư này cho một ai khác thì chỉ nên copy và paste những thông tin đó vào trong một email mới (hoặc sử dụng chức năng “forward”). Không nên chuyển toàn bộ bức thư đó với hàng loạt những địa chỉ trên đó.

Spam email

14. Chuyển tiếp (forward) một email đúng cách

– Khi bạn chuyển tiếp một email, bạn nên xóa tất cả các địa chỉ khác nằm ở phần đầu của email. Bạn phải bấm nút “Forward” trước tiên và sau đó chỉnh sửa phần thư nếu cần thiết.
– Bất cứ lúc nào bạn gửi email cho nhiều người, đừng bao giờ dùng “TO:” hay “Cc:”. Luôn luôn dùng “BCC” ( blind carbon copy) vì lúc này người nhận chỉ thấy riêng địa chỉ email của họ mà thôi.
– Hãy xóa chữ FW trong tiêu đề email (subject). Bạn có thể đề lại tên tiêu đề khác theo ý bạn.
– Bạn chỉ nhấn nút “Forward” khi nào đã lượt bỏ tất cả những gì vô ích trong thư.
– Trước khi bạn chuyển tiếp một bức thư báo động về Virus hay một vài tin đặc biệt nào đó (như tin động đất, sóng thần) bạn nên kiểm tra thông tin trước khi chuyển tiếp cho người khác.
– Hãy dừng ngay việc chuyển các thư rác và virus cho người thân và bạn bè.

Chuyển tiếp một email đúng cách

Chúc các bạn sử dụng email một cách hiệu quả trong công việc!

Phạm Tú
Xin chào các bạn! Tôi là Phạm Tú. PhamTu dot Com được lập ra với mong muốn chia sẻ những kiến thức về Digital Marketing, Kiếm tiền trên mạng (MMO) giúp các bạn có được nguồn thu nhập thụ động và bền vững nhất.
You may also like
Mã độc từ Internet
Các nguyên nhân khiến máy tính bị nhiễm mã độc
Dai DNS cua mot so nha mang
Cách vào Facebook mới nhất khi bị chặn